Follow me on Twitter

Governmental ICT waste

by Douwe Pieter van den Bos on September 22, 2010 · 2 comments

TheHagueDotCom

Last week I wrote an article for one of the large Dutch newspapers following the news about a 12 million euro project gotten killed . Unfortunately the article was too specialistic to be actually placed in the paper. But that also means that I now have the opportunity to publish it here on Ome-B.nl. I will publish the original, Dutch, text and the translated, English, version below. The English version is translated using Google Translate and might not be that good.

An Opinion.

Dutch:

ICT verspilling bij de overheid.
Hoe kunnen ICT projecten bij de overheid wél succesvol?

ICT projecten bij de overheid gaan geregeld mis en verschijnen steeds vaker in het nieuws. Zo was er afgelopen week de bekendmaking dat de stekker uit een 12 miljoen euro kostend project is getrokken bij het Ministerie van Justitie. Dit is niet een losstaand incident. Het komt veel vaker voor.

De geschiedenis wijst uit dat meer dan zeventig procent van de ICT projecten meer kosten dan begroot. Een niet misstaand getal. Dit zijn echter nog steeds succesvolle projecten. Ze zijn namelijk in productie genomen. Maar wat kost dat nu eigenlijk?

Exacte cijfers zijn niet bekend. Schattingen geven aan dat er per jaar zo’n 4 á 5 miljard euro over de balk wordt gesmeten door mislukte overheidsprojecten op ICT gebied. Hierdoor wordt er flink gespeculeerd over de mogelijkheden om dit te voorkomen. Op een verkeerde manier.

De vinger wijst naar de wijzigende politiek en nieuwe inzichten. Deze zorgen ervoor dat complexiteit en omvang van de te ontwikkelen systemen toeneemt. Wet- en regelgeving veranderd gedurende het project, het systeem groeit en de complexiteit neemt toe. Maar moeten we nu deze veranderingen accepteren of tegengaan?

Tegengaan, stelt Jan Friso Groote. In de uitzending van het televisieprogramma 1Vandaag vertelt de hoogleraar informatica aan de Technische Universiteit Eindhoven dat veranderingen in inzichten de reden zijn voor de uit de hand lopende kosten van automatiseringssystemen. We schijnen te moeten voorspellen en de risico’s dekken.

Voorspellen houdt het tot in de puntjes beschrijven van de functionaliteit in. Dit ontwerp zal dan getoetst worden door een commissie die gedurende het project in de gaten houdt of het project zich aan het plan houdt. De risico’s dekken. Het project blijft groot en complex. Door controle en risico dekking zelfs complexer. Veranderingen in inzicht zijn niet langer mogelijk. Ook niet als het iets toevoegt.

Veranderlijkheid in de omgeving, zeker in een politieke, is echter een vaststaand feit. We hebben dus twee mogelijkheden. Veranderingen niet toestaan om risico’s te vermijden, of budget vastleggen om veranderingen te faciliteren. Om uiteindelijk waarde te creëren.

Doordat de totale kosten van ICT projecten hoog uitvallen zijn de eisen die aan het op te leveren product worden gesteld erg hoog. Er is de wens om alle gewenste functionaliteiten in het systeem te plaatsen. We willen, als het ware, de wereld automatiseren. Alles doen wat we willen. Hierdoor streven we vaak tijdens projecten naar een onrealistische perfectie.

Om deze perfectie te benaderen rijzen de kosten, die moeilijk zijn te voorspellen, uit de pan.

Bij de meeste ICT projecten is het merendeel van het budget gereserveerd voor voorspellen en risico’s dekken. Deze activiteiten, hoe belangrijk ook, zorgen echter niet voor enige waarde aan het uiteindelijk op te leveren product. Alleen het product voegt waarde toe aan een organisatie, documentatie en sturing niet.

Hoe zorgen we ervoor dat we wel de meeste kosten kwijt zijn aan het automatiseringssysteem zelf? Het antwoord hierin zit in twee elementen. Snel opleveren en sturen op budget. We gaan niet de risico’s dekken, maar voorkomen.

Het snel in productie nemen van een systeem houdt in dat we meerdere malen kleine stukjes functionaliteit beschikbaar maken. Niet veel in een keer, maar vaak weinig functionaliteit. Hierdoor kunnen we snel binnen de organisatie toetsen welke elementen nog moeten worden toegevoegd.

De organisatie kan daarnaast direct profiteren van de waarde, hoe summier ook, die het systeem toevoegt. Doordat de betrokkenen direct in aanraking komen met de functionaliteit is het ook mogelijk om voortschrijdend inzicht te faciliteren.

Sturen op budget houdt simpelweg in dat we sturen op de vraag wat het waard is. In plaats van wat de kosten zijn. Deze benadering zorgt ervoor dat we niet langer alles in een willen doen, maar gaan sturen op wat echt van belang is. We hebben, tijdens het ontwikkelen, altijd te maken met lastige wensen die weinig tot niets toevoegen en veel tijd en geld kosten. Deze kunnen nu makkelijker worden geïdentificeerd.

De uitingen die de laatste dagen in de media zijn gedaan over het vastleggen van functionaliteit voor het eigenlijke ontwikkelen is dus een achterhaalde materie. Het voorstel van hoogleraar Groote zal dan ook zorgen voor toenemende kosten en uitlopende doorlooptijd van ICT projecten. Daarnaast zal dit beslissingen in de politiek stilleggen.

Dit kan er alleen voor zorgen dat projecten nog meer uit de hand lopen en kosten hoger worden. De veranderlijkheid van een politieke omgeving is van essentie in ICT projecten bij de overheid en dienen juist omarmt te worden in plaats van tegengehouden. Anders leveren we alleen maar producten op met niet langer gewenste functionaliteit.

English (using Google Translate):

ICT waste in government.
How can ICT projects in government are successful?

ICT projects in government go wrong regularly and appear increasingly in the news. So there was the announcement last week that the plug from a 12 million euro project is costing drawn at the Ministry of Justice. This is not an isolated incident. It is much more common.

History shows that more than seventy percent of IT projects cost more than budgeted. A non misstaand number. These are still successful projects. Because they are in production. But what does it cost actually?

Exact figures are unknown. Estimates indicate that each year about 4 to 5 billion euros over the bar is thrown by failed government projects in the ICT field. This is significant speculation about the possibilities to prevent this. In a wrong way.

The finger points to the changing politics and new insights. These ensure that the complexity and scale of development systems is increasing. Legislative and regulatory changes over the project, the system grows and the complexity increases. But should we accept these changes or to go?

Inhibiting, Jan Friso Groote. The broadcast of the television tells 1Vandaag science professor at the Technical University Eindhoven, changes in understanding the reason for the runaway costs of automation. We seem to have to predict the risks.

Prediction takes it to the last detail describing the functionality. This draft will be reviewed by a committee during the project monitors issues or the project is to keep the plan. The risks. The project remains large and complex. Through control and risk cover even more complex. Changes in knowledge are no longer possible. Even if it adds.

Variability in the environment, especially in a political, is an established fact. So we have two possibilities. Not allow changes to avoid risk, or budget to capture changes to facilitate. Ultimately create value.

Because the total cost of IT projects fail, the high demands on the product set to deliver very high. There is the desire for all the desired functionality into the system to place. We want, as it were, the world automate. Do whatever we want. We aim at projects to an often unrealistic perfection.

For this perfection to approach raises the costs that are difficult to predict, from the pan.

For most IT projects, most of the budget reserved for predicting and risks. These activities, while important, does not provide for any value to the final product to be delivered. Only the product adds value to an organization, documentation and guidance not.

How do we ensure that we have lost most of the costs to the automation system itself? The answer lies in this two elements. Fast forward and deliver on budget. We do not cover these risks, but avoid.

The speed of production of a system means that we repeatedly make small pieces of functionality available. Not much at once, but often little functionality. This enables us to quickly review what elements within the organization must be added.

The organization may also directly benefit from the value, even briefly, the system adds. Because those involved in direct contact with the functionality it is also possible to facilitate progressive insight.

Focus on budget means that we simply send the question of what it’s worth. Instead of what the cost. This approach ensures that we no longer want to do everything in one, but going forward on what really matters. We have, during development, always difficult to deal with demands that have little or nothing to add, and much time and money. These can now be easily identified.

The statements in recent days in the media are made on the recording functionality for the actual development is an outdated material. Great professor’s proposal will also provide for increasing costs and turnaround time leading ICT projects. In addition, the decisions in politics halt.

This can only make more projects out of hand and cost increase. The volatility of a political environment is essential in ICT projects in government and should be properly embraces rather than stopped. Otherwise, we only supply products with functionality no longer required.

Governmental ICT waste, 5.0 out of 5 based on 1 rating
Rating:
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
Tags: , ,

{ 2 comments… read them below or add one }